A escada de cobrança

Quando uma tarefa tem prazo, o Mateus acompanha e cobra sozinho, subindo "degraus" enquanto o atraso persistir. Cada degrau dispara no máximo uma vez por tarefa.

Os degraus, em ordem

Esta é a régua padrão. Uma tarefa específica pode seguir outra cadência, e numa tarefa recorrente a cadência escolhida vale para todas as ocorrências da série. Ver modelos de escada.

Cada degrau tem uma cor que abre a mensagem, então a gravidade fica clara antes de ler o texto.

O último aviso não muda o status da tarefa. Ela continua viva. Dá para adiar o prazo, trocar o responsável ou concluir normalmente.

Agendamento não sobe degrau

Compromisso do tipo agendamento (reunião, call, visita) fica fora dessa régua. Ele nunca é marcado como em risco, nunca escala para o gestor e nunca vira falha, qualquer que seja a escada escolhida. Uma reunião que passou não está atrasada: ou aconteceu, ou precisa ser remarcada.

Passado o horário, o Mateus só pergunta se aconteceu, e é a resposta que fecha o compromisso. Ver modelos de escada.

Pelo mesmo motivo, agendamento não entra nas contagens de "em risco" e de atraso do relatório do dono. Ele aparece na pauta do dia, num bloco à parte, como agenda.

Pausa durante a aprovação

Uma tarefa que tem aprovador e foi concluída pelo responsável fica aguardando aprovação. Nesse intervalo a escada para: o responsável não é cobrado nem escalado. Se o aprovador recusar, a tarefa volta para em andamento e a cobrança retoma a partir do prazo, que o aprovador pode ajustar na hora da recusa. Ver criar e acompanhar tarefas.

Tempos

Os tempos de cada escalonamento são configuráveis por empresa. No padrão, o gestor entra em 60 min, o responsável em 120 min e a falha em 240 min.

Esses minutos contam dentro do expediente da pessoa responsável (hora de início, hora de fim e dias úteis), não em tempo de relógio corrido. Madrugada e fim de semana não contam como atraso. Um prazo vencido às 18h, no fim do expediente, só começa a acumular quando o expediente reabre no dia útil seguinte. Com o padrão, o gestor é acionado depois de 60 minutos de trabalho, não às 19h. A cobrança de vencimento em si sai no próprio prazo, ou na abertura do expediente se o prazo cair fora dele.

Para quem o atraso sobe

O aviso de escalonamento vai para os líderes diretos dos times da pessoa responsável. Se ela não está em nenhum time, ou se os times dela não têm líder ativo, o aviso vai para um administrador da empresa. Ver cadastrar o time.

Quando vários degraus vencem de uma vez

O Mateus não manda mensagem fora de hora. Fora do expediente da pessoa e dentro da janela de silêncio da empresa ele fica quieto. O relógio do escalonamento só anda dentro do expediente, então a noite e o fim de semana não empurram a escada para a frente. Mesmo assim, mais de um degrau pode vencer antes de a mensagem poder sair:

• Silêncio dentro do expediente. O expediente é de cada pessoa e a janela de silêncio é da empresa, e as duas não precisam coincidir. Se a pessoa começa às 7h e o silêncio padrão vai até as 8h, essa hora conta como atraso, mas nada é enviado. Uma tarefa que venceu às 7h chega às 8h com a cobrança de vencimento e o aviso ao gestor vencidos juntos.
• Lembrete e prazo fora do expediente. O lembrete antecipado e a cobrança de vencimento seguem o horário do prazo, não o relógio do expediente. Com prazo às 8h e lembrete uma hora antes, o lembrete vence às 7h, ainda fora do expediente, e na abertura os dois já venceram.

Nesse caso a escada não sai em rajada. Sai uma única mensagem, a do degrau mais alto que venceu, situando o atraso acumulado ("venceu às 7h e segue parado"). Os degraus intermediários ficam registrados no histórico como pulados. Não foram enviados e não vão disparar depois.