Modelos de escada

Nem toda tarefa merece a mesma cobrança. Uma entrega para cliente precisa entrar no radar dias antes; um recado não precisa escalar para ninguém. O modelo de escada é a cadência de cobrança que uma tarefa segue: quando avisar, quantas vezes, e se o atraso sobe ou não.

Os modelos prontos

Normal. O padrão, para a maioria das tarefas de rotina: um lembrete antes do prazo, cobrança no vencimento, escalonamento em horas se ninguém responder. É a régua descrita em a escada de cobrança, e a única que usa os tempos configurados pela empresa.

Crítica. Para quando estourar o prazo custa caro: entrega para cliente, prazo legal ou fiscal, preparação de evento. Avisa dois dias antes, um dia antes e um turno antes, e depois do vencimento escala rápido: gestor em 20 minutos, responsável em 45, falha em 2 horas.

Só lembrete. Para o que precisa ser avisado na hora e não deve cobrar ninguém: hábito, recado, tarefa de baixo impacto. Avisa no prazo, insiste uma vez duas horas depois, e nunca envolve gestor nem responsável final.

Cadência longa. Para prazo de semanas com preparação: relatório mensal, proposta, contratação, auditoria. Lembra sete, três, dois e um dia antes, e depois escala um degrau por dia.

Reunião. Para compromisso com hora marcada em que a pessoa apenas comparece: reunião, call, visita, consulta. Não cobra e não envolve gestor nenhum.

Momento	O que o Mateus faz
15 minutos antes	lembra o responsável de que vai começar
na hora	avisa que começou
2 horas depois	🗓️ pergunta se aconteceu

A pergunta do fim fecha o compromisso. Se aconteceu, ele é concluído. Se não aconteceu, o Mateus pergunta se é para remarcar (novo horário no mesmo compromisso) ou encerrar — e o responsável decide as duas coisas sozinho, mesmo que outra pessoa tenha criado o compromisso. Sem resposta em 24 horas, o compromisso é encerrado como cancelado e ninguém recebe mais nenhuma mensagem sobre ele.

Escolher o modelo de uma tarefa

Na criação, é só dizer: "cria essa como crítica", "essa é só lembrete". Sem indicação nenhuma, a tarefa herda o modelo padrão da empresa. Se a empresa não definiu um, vale a régua Normal.

Dá para trocar depois pela conversa. No painel a escada é escolhida na criação da tarefa e não há como trocá-la ali depois. Trocar não reescreve o passado. O que já foi cobrado fica registrado como foi, e o modelo novo passa a valer daí para frente. Os avisos do modelo novo cujo momento já passou não saem em rajada. O Mateus manda só o mais avançado.

Numa tarefa recorrente, o modelo vale para a série toda. "Preencher o timesheet todo dia útil às 9h, só lembrete" faz cada ocorrência nova nascer com Só lembrete. Trocar o modelo da série pela conversa muda as ocorrências que ainda estão abertas e as que vierem depois. As já concluídas ou canceladas ficam como estavam.

Criar a sua cadência

Os modelos prontos não podem ser alterados, mas qualquer um deles pode ser clonado. Você parte de um que já funciona, ajusta os tempos e salva com nome próprio. Assim a empresa monta réguas com o vocabulário do negócio: "fechamento de mês", "obra", "plantão".

Um modelo tem um nome, uma descrição de quando usar, a lista de avisos com o momento de cada um, e quanta tolerância a tarefa tem antes de ser marcada como em risco.

A descrição de quando usar é o que o Mateus lê para sugerir o modelo certo quando alguém cria uma tarefa. Escreva-a como você explicaria a um colega novo, dizendo também quando não usar.

Limites

• Nomes de modelo não repetem dentro da mesma empresa.
• Dois avisos do mesmo modelo não podem ter o mesmo momento e o mesmo ponto de referência, porque sairiam juntos. Se dois avisos com tempos diferentes acabarem caindo no mesmo horário (por exemplo, dois avisos "no início do dia" que caem no mesmo início de expediente), sai só um, e o outro fica registrado como pulado por cair no mesmo instante.
• A tolerância é um número inteiro de minutos, de 0 até um ano.
• Editar um modelo em uso não repete avisos já enviados.
• Um modelo em uso por tarefa aberta, ou definido como padrão, não pode ser excluído. Troque o padrão ou as tarefas primeiro.
• Antes de trocar o padrão da empresa, o Mateus informa quantas tarefas abertas mudariam de cadência.