Criar e acompanhar tarefas

No painel elas aparecem como compromissos; na conversa é só "tarefa". A ideia por trás do nome é a mesma: nunca ficar vago quem faz, até quando, e o que conta como pronto.

Os quatro campos que importam

O quarto campo é o que mais some na pressa, e é o que evita a discussão depois. "Organizar o estoque" termina em debate; "todas as caixas etiquetadas e nas prateleiras certas" não.

Além disso, a tarefa tem uma descrição opcional, uma prioridade de 1 (crítico) a 5 (baixo), com padrão 3, e um nível de prova, que decide o que a pessoa precisa anexar para concluir. Veja níveis de prova.

Tarefa ou agendamento

Nem todo compromisso é trabalho com entrega. Reunião, call, visita e consulta são agendamento: a pessoa comparece, e não há o que cobrar depois. Basta dizer ao Mateus que é uma reunião. Quando você disser quanto tempo ela dura, ele guarda a duração e mostra o compromisso na agenda do dia, dentro da pauta.

Agendamento não é cobrado, nunca fica em risco e nunca escala para o gestor. Depois do horário, o Mateus só pergunta se aconteceu, para concluir, remarcar ou encerrar. Ver modelos de escada.

Tarefa ou lembrete

Tarefa é trabalho de uma pessoa, com prazo, que o Mateus cobra até ela concluir. Lembrete é um recado que o próprio Mateus entrega num horário: "me lembra amanhã às 9h de ligar pro cliente", "avisa o Anderson que tem reunião às 14h", "me manda um resumo toda sexta às 17h". Lembrete não tem responsável, não entra na pauta nem na cobrança. Ele chega no horário e acabou.

Quando você pede para mandar algo a alguém da equipe, o Mateus olha o que a pessoa precisa fazer com aquilo. Se é só para ela ficar sabendo ("avisa o Gabriel que amanhã o escritório abre às 10h"), vai um recado. Se ela precisa fazer algo ou te devolver alguma coisa ("pede pro Gabriel me mandar o CPF do Anderson"), vira tarefa para ela, com prazo, para não se perder se ela não responder. Quando não dá para saber, ele pergunta se é só a mensagem ou uma tarefa. Numa lista, cada item é tratado por si. Se você ou a empresa já disseram como preferem ("só manda o recado" ou "sempre cria tarefa"), vale a preferência.

O lembrete pode ser pontual, recorrente ("todo dia às 9h") ou imediato ("manda agora pro time"). Um lembrete pontual para outra pessoa pode ser criado por qualquer um que tenha um time em comum com ela. O recorrente para outra pessoa, só um administrador ou o líder do time dela. Quem recebe fica sabendo na hora quem agendou.

Um lembrete já agendado pode ser ajustado sem recriar: mudar o nome, o texto, o horário, ou pausar e retomar ("tira o Fulano do status diário", "passa o resumo para as 9h", "pausa o relatório de sexta"). Ao retomar, o Mateus segue do próximo horário, sem mandar o que ficou para trás. Se quem ajustou não é quem recebe, quem recebe é avisado. Quem pode editar é quem pode ver o lembrete, e mudar para recorrente um lembrete de outra pessoa segue a mesma regra de criar.

Quem pode criar tarefa para quem

• Administrador cria para qualquer pessoa da empresa.
• Líder de time cria para as pessoas do time dele e dos times abaixo.
• Quem não lidera ninguém cria tarefa para si mesmo, e edita ou cancela apenas as que ele mesmo criou.
• Agendamento é do responsável. Quem responde por uma reunião pode remarcar ou encerrar ela mesmo que outra pessoa tenha criado, inclusive quando veio da agenda do Google. É o desfecho que o Mateus pergunta depois do horário.

Ou seja, qualquer pessoa consegue registrar o próprio trabalho e entrar na cadência de lembretes. O que ela não faz é distribuir trabalho para outros.

Criar pela conversa

Basta dizer o que quer, em linguagem normal: "cria uma tarefa pro João: fechar o caixa até sexta às 18h, quero foto do relatório". O Mateus pergunta o que faltar dos quatro campos, confirma a pessoa pelo nome e cria. Data em linguagem solta funciona, como "amanhã de manhã" ou "sexta que vem", e ele confirma a data que entendeu antes de gravar.

Antes de criar, o Mateus confere as tarefas abertas do responsável. Se já existe uma equivalente (mesmo assunto, mesma pessoa), ele não cria outra: mostra a que existe, com título e prazo, e pergunta se é para criar mesmo assim ou ajustar a existente. Isso evita a duplicata quando duas pessoas pedem a mesma coisa.

Depois, editar é igual: "adia o caixa pra segunda", "passa essa pro Pedro", "muda o critério: precisa do relatório assinado".

Andamento e status

Uma tarefa passa por: ativo, em andamento, em risco, bloqueado, aguardando aprovação, concluído, falha ou cancelado.

Você não precisa saber esses nomes para usar. Diga o que está acontecendo, com suas palavras: "comecei", "travei esperando o fornecedor", "terminei". O Mateus registra o status certo, confirmando antes qual tarefa é, para não mexer na errada.

Vale conhecer duas regras:

• Em risco é marcado sozinho, quando o prazo passa e a tolerância da empresa se esgota. Não é alguém julgando o seu trabalho, é o relógio.
• Bloqueado nunca é automático. Só entra quando uma pessoa diz que está travado, e é o sinal de que a tarefa precisa de alguém de fora para andar.

Cancelado é ponto final. Dali não se volta. Uma tarefa concluída por engano pode ser reaberta e voltar a ativa, e o mesmo vale para uma tarefa marcada como falha. Se ela nem devia existir, também dá para cancelar direto.

Aprovador e observador

Uma tarefa pode ter aprovadores e observadores, quantos forem precisos, ou nenhum.

• Aprovador valida a conclusão. Quando a tarefa tem aprovador, concluir não fecha a tarefa: ela fica aguardando aprovação, e o Mateus avisa os aprovadores. Basta um deles aprovar para a tarefa ser concluída. Se ele recusar, precisa dizer o motivo, e a tarefa volta para em andamento, com o responsável avisado do motivo. O responsável não pode ser aprovador da própria tarefa, e só um administrador conclui direto uma tarefa que tem aprovador.
• Observador acompanha a tarefa e recebe um aviso a cada mudança: criação, conclusão, cancelamento, prazo, troca de responsável, edição, aprovação ou recusa, e quando a cobrança escala. Lembretes e cobranças ao responsável não chegam a ele.

Quem entra como aprovador ou observador recebe um aviso do Mateus dizendo o papel, a tarefa, o responsável e o prazo. Se a tarefa acabou de ser criada já com o papel, esse é o único aviso que a pessoa recebe da criação. Quem é tirado do papel também é avisado, e daí em diante não recebe mais avisos da tarefa. Numa tarefa que repete, o aviso sai uma vez, quando o papel é definido na repetição, e não a cada ocorrência nova. Quem fez a mudança não recebe aviso dela, e quem é o responsável fica só com os avisos de responsável. Vale para mudanças pela conversa e pelo painel.

Quem cria uma tarefa para outra pessoa entra como observador dela automaticamente, e passa a saber quando o responsável conclui, edita ou cancela. Numa tarefa que repete, o criador entra como observador da repetição e acompanha cada ocorrência. Para deixar de acompanhar, basta dizer ao Mateus "não quero mais acompanhar a tarefa X" ou usar Deixar de acompanhar no detalhe da tarefa no painel. Sair do papel de observador é sempre permitido, mesmo para quem não pode editar a tarefa.

Aprovadores e observadores enxergam a tarefa mesmo que ela seja de outro time. O aprovador tem poder total sobre a tarefa: pode editar qualquer campo e cancelar, pelo Mateus ou pelo painel, como quem a gerencia. Enquanto a tarefa aguarda aprovação, o Mateus não cobra o responsável. Numa tarefa que repete, os papéis definidos na repetição valem para cada ocorrência nova.

Pela conversa, é só dizer: "cria tarefa pro Pedro revisar o contrato até sexta, a Ana aprova e o Carlos acompanha". Dá também para incluir ou tirar aprovador e observador de uma tarefa que já existe, ou de uma tarefa que repete.

Quando o responsável diz que terminou, o Mateus responde que a tarefa foi para aprovação. O aprovador aprova ou recusa respondendo ao Mateus. Na recusa, o Mateus pergunta o motivo, se ele não disse, e depois pergunta qual é o novo prazo. Se o aprovador disser que o prazo não muda, ele fica como está.

No painel, o formulário de nova tarefa tem a escolha de aprovadores e de observadores entre as pessoas da empresa, e o detalhe da tarefa mostra e edita os dois papéis. O responsável não aparece como opção de aprovador. Tarefas em aguardando aprovação têm coluna própria no quadro e filtro próprio na tabela. Essa coluna não recebe cartões arrastados: a tarefa só chega lá quando é concluída e tem aprovadores. Editar aprovadores e observadores no detalhe fica para quem pode editar a tarefa. No detalhe delas, quem é aprovador (e todo administrador) vê os botões Aprovar e Recusar. A recusa pede o motivo e aceita um novo prazo opcional.

Comentários

Toda tarefa aceita comentários. É o lugar de registrar o contexto que não cabe no título: o que o fornecedor respondeu, por que o prazo mudou, o que falta. Funciona pela conversa e pelo painel. Quem escreveu um comentário é quem pode editá-lo ou apagá-lo.

Comentário ou memória

O que só vale dentro de uma tarefa vai num comentário. O que continua valendo depois que ela termina é memória: "anota que a Acme só responde e-mail depois das 14h". O Mateus guarda a memória e a usa nas próximas conversas. Ela pode valer para a empresa toda ou só para você. Para mudar ou esquecer uma memória, é só pedir. Se você contar algo que contradiz uma memória ("o Gabriel agora é do financeiro"), o Mateus atualiza a memória sozinho, sem esperar o pedido. Cada conversa usa até 30 memórias, priorizando as atualizadas mais recentemente.

Tarefas que repetem

Para o que acontece toda semana ou todo mês, existe a tarefa recorrente: você descreve a repetição uma vez ("toda sexta às 17h") e o Mateus cria cada ocorrência no seu momento, com prazo próprio e cobrança própria. Dá para pausar e cancelar a repetição sem tocar nas ocorrências já criadas.

Quando você muda o horário ou os dias de uma tarefa recorrente, o Mateus procura as ocorrências do horário antigo que ficaram abertas e cancela as que o novo horário substitui. A cadência de cobrança que você tinha pedido para essa tarefa, como "só lembrete", passa para a nova repetição. A confirmação diz os novos dias e horários e o que foi cancelado.

Quando você pergunta o que tem para a semana, as próximas ocorrências aparecem como previstas. Elas ainda não existem como tarefa, então não dá para concluir, comentar ou passar para outra pessoa. Para mudar uma prevista, mude a repetição.