Criar tarefas em lote

Quem chega com o trabalho já organizado em algum lugar não precisa recadastrar tarefa por tarefa. Manda a lista para o Mateus como ela está, e ele cria todas de uma vez.

Não precisa de formato

Qualquer uma destas fontes serve:

• Foto. Do quadro branco, do caderno, do papel com a lista escrita à mão.
• Planilha. Arquivo .xlsx, .xls, .ods ou .csv anexado na conversa.
• Texto colado. Lista numerada, tabela, ou frase corrida dizendo quem faz o quê e quando.
• Áudio. É só falar a lista.

O que o Mateus precisa achar na fonte é sempre o mesmo: o que é a tarefa, quem é o responsável e até quando. O resto ele pergunta.

A planilha

Existe um modelo para baixar no fim desta página. Ele tem as colunas na ordem que o Mateus espera, o que evita uma rodada de perguntas antes do cadastro: O QUE, QUEM, QUANDO, Status e Observação.

É recomendação, não exigência. Planilha que a empresa já usa serve, com as colunas que ela já tem e os nomes que ela já dá a elas. O Mateus lê e entende.

O que ele pergunta antes de cadastrar

Nomes que ele não reconheceu. Erro de digitação em cima de alguém que existe no cadastro ele resolve sozinho. Nome que não existe, nome que serve para duas pessoas, ou célula com um cargo em vez de uma pessoa, ele pergunta. Nunca atribui no chute. Se você não responder, a tarefa não é criada e aparece na lista de pendências no fim.

Linhas que já aparecem como concluídas. Se a fonte tem coluna de status e alguma linha está como concluída, finalizada, entregue ou 100%, ele pergunta se você quer essas também. O padrão é não importar. Cadastrar trabalho já entregue faz o Mateus cobrar quem já entregou.

Prazos vencidos. Ele conta quantas linhas têm prazo anterior a hoje e diz o número.

O que ele preserva da fonte

• O título fica igual ao da fonte. Ele não reescreve, não resume e não junta duas linhas em uma. É pelo título que você confere o resultado contra a planilha.
• Nenhuma coluna é descartada. Apoio, data de início, fase, prioridade, observação: o que não tem campo próprio vai para a descrição da tarefa. Você não deve precisar reabrir o arquivo depois.
• Um responsável por tarefa. Se a linha traz dois donos, o primeiro fica responsável e os outros entram na descrição como co-responsáveis.

Lista longa

Planilha grande é lida em partes, e às vezes a leitura de uma aba vem cortada. Quando isso acontece o Mateus diz, com o que ficou de fora, em vez de cadastrar metade e dar o lote por encerrado. É um limite da leitura de arquivo, então o caminho é mandar o restante em uma planilha nova.

Ele também fecha a conta antes de dizer que terminou: criadas, mais puladas, mais pendentes tem que dar o total de linhas da fonte. Se não fecha, ele volta à lista e procura as que faltaram.